Nieuw document laten ondertekenen

Voor het snel laten ondertekenen van een document gaat je als volgt te werk:

Nieuwe ondertekenaar
De eerste stap is uiteraard het toevoegen van een of meerdere personen die het document dienen te ondertekenen. Kies links in het hoofdmenu voor "Ondertekenaars" en daarna rechtsboven voor "Nieuwe ondertekenaar". Vul de gewenste velden in zoals voornaam, achternaam en mailadres. Niet alle velden zijn verplicht, dit ligt eraan welke gegevens je wil gebruiken op het te ondertekenen document. Deze velden kun je dan leeg laten. Na het invullen van de gewenste velden klik je onderaan op de blauwe knop "Aanmaken".

Nieuw document
De volgende stap is het toevoegen van een document welke je wilt laten ondertekenen. Via het hoofdmenu "Documenten" kies je voor "Nieuw document". Je kunt hier kiezen voor een bestaand "Sjabloon" of een geheel nieuw document uploaden. In dit geval kiezen we voor het uploaden van een nieuwe bestand.Dit kan een Word bestand zijn of bijvoorbeeld een PDF document.  Na het uploaden van het gewenste bestand kun je het document een "Onderwerp" meegeven. Dit is ook het onderwerp wat we zullen gebruiken in de email die we versturen om het document te laten ondertekenen. Daarnaast is er nog de mogelijkheid om een korte omschrijving te geven bij het document. 

Kies nu wie er het document dient te ondertekenen. Dit kunnen één of meerdere ondertekenaars zijn. Na het toewijzen van de ondertekenaar(s) klikken koe op de blauwe knop "Aanmaken". In het volgende scherm zie je het gekozen document. De belangrijkste stap is om nu het handtekeningveld op de gewenste positie te plaatsen. Standaard staat deze linksboven. Je kunt deze eenvoudig met je muis verslepen naar de gewenste positie. Mocht je meerdere ondertekenaars hebben toegewezen zul je onder het eerste handtekeningveld direct de het volgende handtekeningveld zien. Dit veld kun je verslepen naar de gewenste positie binnen het document.  

Je kunt naast het handtekeningveld nog andere velden toevoegen. Bovenin de navigatie heb je de optie "Veld toevoegen". Klik hierop en er opent zich linksboven in het document een nieuw veld. Deze staat standaard op "Aanhef", maar je kunt deze wijzigen via de pulldown naar verschillende mogelijkheden. Zoals een voornaam of bedrijfsnaam. Ook dit veld kun je verslepen naar de gewenste positie binnen het document.  

Na het toewijzen van de gewenste velden klik je op "Versturen" om het document direct te versturen naar de toegewezen ondertekenaars. Je kunt ook kiezen voor "Opslaan" als je het document nog niet wilt versturen maar wilt opslaan voor later gebruik.

Sjablonen
Gebruik je vaak hetzelfde document? Maak dan gebruik van sjablonen. Je kunt dan snel en eenvoudig het document steeds hergebruiken voor nieuwe ondertekenaars. Je kunt de "Sjablonen" vinden via het "Instellingen" menu. Standaard staat hier ook al een sjabloon welke te gebruiken is voor een Doorlopende machtiging.